在工程建设项目中，按照合同要求发出索赔通知通常是保证索赔权利的先决条件。及时发出索赔通知，能够在风险事件发生的早期就提示被索赔人（通常是发包人），并有利于双方迅速固定证据，做出后续处理，保证合同顺利履行。索赔通知是工程合同中最重要的通知类型之一，在国内外的建设工程合同范本中都对其期限、形式与内容提出了明确要求。本文以2020版建设项目工程总承包合同示范文本为例，对索赔通知的具体实际的要求作出分析。
按照合同约定发出索赔通知是合同当事人须遵守的一项严格义务。2020版建设项目工程总承包合同示范文本第19.1款约定：“索赔方应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内，向对方递交索赔意向通知书。”尽管在编制2020版工程总承包合同范本时，我国主要参照了FIDIC合同条件中的相关规定，但是在示范文本中并未沿用FIDIC合同中“索赔通知”的表述，而是使用了“索赔意向通知书”的表述。另外，必须要格外注意的是，虽然示范文本中设置的发出索赔通知的期限只有28天，但该期限是双方自由约定的，实际长短可由双方当事人通过协商约定、补充协议等方式自行调整。
在合同中明确约定发出索赔通知的期限是非常有必要的。对于承发包双方而言，索赔通知条款具有以下功能：有利于双方及时保存和固定证据；督促双方行使合同权利、履行合同义务；维护合同顺利履行；降低索赔纠纷的发生概率。
2020版工程总承包合同范本第19.1款明确约定：“索赔方未在前述28天内发出索赔意向通知书的，丧失要求追加/减少付款、延长缺陷责任期和（或）延长工期的权利。”因此，2020版总承包合同范本中已经明确约定了未在28天的期限内发出索赔通知的后果，即丧失获得赔偿权利。
对于索赔期限的法律上的约束力，我国法院在判决时产生的争议较多，但司法实践更偏向于认定合同中对索赔期限的约定有效。2012年《浙江省高级人民法院民事审判第一庭关于审理建设工程项目施工合同纠纷案件若干疑难问题的解答》第6条规定：“发包人仅以承包人未在规定时间内提出工期顺延申请而主张工期不能顺延的，该主张不能成立。但合同明确约定不在规定时间内提出工期顺延申请视为工期不顺延的，应遵从合同的约定”。2016年《最高人民法院第八次全国法院民事商事审判工作会议纪要》中第54条中明确将“索赔是否在约定的索赔期限提出”列为施工合同当事人针对合同约定的索赔条款提出诉讼主张的主要审查考虑因素。2020年《最高人民法院关于审理建设工程项目施工合同纠纷案件适用法律问题的解释(一)》第10条明确规定，“当事人约定承包人未在约定期限内提出工期顺延申请视为工期不顺延的，按照约定处理，发包人在约定期限后同意工期顺延或者承包人提出合理抗辩的除外”。
因此，按照我国法院的上述文件，如果承包人未在合同约定的期限内发出索赔通知，则其是否丧失索赔权利主要根据合同的具体约定。如果合同中只是约定承包人应在一定期限内发出索赔通知，而未约定未按时发出则丧失索赔权利，承包人仍有索赔权。反之，如果合同中约定承包人应在一定期限内发出索赔通知，并且约定未按时发出则丧失索赔权利，承包人就失去了获得赔偿的权利。显而易见，按照2020版总承包合同范本中的约定，承包人若未能在28天内发出索赔通知，会丧失要求工期和（或）费用赔偿的权利。
2020年《最高人民法院关于审理建设工程项目施工合同纠纷案件适用法律问题的解释(一)》中确认了工期索赔期限条款的效力，同时又规定了两种例外情况，允许承包人在超过索赔期限后仍保留索赔权利。其一是发包人同意承包人提出的索赔；其二是承包人提出较为合理抗辩。发包人同意予以相应赔偿并不会导致合同争议的产生，故不需纳入讨论范围，争议解决实践中主要的难点在于对合理抗辩的认定。通常来说，承包人可以提出的合理抗辩主要有以下两种类型：
第一，承包人虽然未能在约定的期限内发出索赔意向通知书，但在该期限内形成的其他书面文件中（如会议纪要、进度计划修订说明、电子邮件、工程联系单、监理日志等），包含了承包人对有关事件进行索赔的意思表示。
第二，客观问题造成承包人无法在约定的期限内发出索赔意向通知书。比如，在发生严重自然灾害的情况下，因现场有关人员联系中断或紧急撤离等原因，承包人未能在约定的期限内发出索赔意向通知书。但是，在这种情况下，承包人应在上述客观原因所导致的干扰解除后及时发出索赔意向通知书。
在合同中明确约定索赔通知的发出期限以及未及时发出的后果，能够更好的降低索赔过程中的纠纷，保护当事人权益。在“常德市西洞庭昌华房地产开发有限公司建设工程项目施工合同纠纷（（2016）湘民终211号”一案裁决过程中，湖南省高级人民法院查明承包人建银公司与发包人昌华公司签订的《湖南省建设工程项目施工合同》中约定了承包人递交索赔意向通知书的期限是“知道或应当知道索赔事件发生后28天内”，并约定如果承包人未在前述的28天内发出索赔意向通知书，将“丧失要求追加付款和（或）延长工期的权利”。承包人建银公司在诉讼中主张，因发包人昌华公司问题导致其进度迟延，导致了承包人的人工及设备租金损失；并且因发包人工程进度款拨付不及时，造成承包人财务成本增加和利息损失。法院认为，承包人并未按照合同中的约定，在损失发生后的28天内提交索赔意向通知书，而是在工程完工后提交竣工结算文件时才提交了相关的索赔文件，故承包人的索赔不符合合同的约定。于是，法院否决了承包人建银公司要求损失赔偿的主张。
我国2020版工程总承包合同范本第1.7.1款约定“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、指令、要求、请求、同意、意见、确定和决定等，均应采用书面形式，并应在合同约定的期限内（如无约定，应在合理期限内）通过特快专递或专人、挂号信、传真或双方商定的电子传输方式送达收件地址”。索赔通知显然属于该款所涉及的通知的一种。因此，在发送索赔通知时，一定要采用书面形式；采用特快专递或专人、挂号信、传真或双方商定的电子传输方式来进行发送；并且必须送达双方在专用合同条件中约定的收件地址。不过必须要格外注意的是，与FIDIC 2017版合同条件相比，我国2020版工程总承包合同范本中关于索赔通知形式的要求并不完善。FIDIC 2017版合同条件中要求索赔通知需要“被明确标识为一个索赔通知”，大幅度提高了索赔通知的明确性，有利于减少有关索赔通知是否有效的争议的发生。而2020版工程总承包合同范本并没有要求对索赔通知进行明确标识，这就有很大的可能性造成关于是否发出索赔通知的争议。
对于索赔通知的发送对象，2020版工程总承包合同范本第19.1款第5项约定，“承包人作为索赔方时，其索赔意向通知书、索赔报告及相关索赔文件应向工程师提出；发包人作为索赔方时，其索赔意向通知书、索赔报告及相关索赔文件可自行向承包人提出或由工程师向承包人提出”。也就是说，承包人的索赔通知应当发送给工程师，而发包人的索赔通知则既可以由工程师向承包人提出，也能自行发送给承包人。这与2017版施工合同范本中的约定并不一致。在2017版施工合同范本中第19.1款和19.3款中分别约定，“承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内，向监理人递交索赔意向通知书”“发包人应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内通过监理人向承包人提出索赔意向通知书”。因此，在2017版施工合同范本下，任一方的索赔通知都应发送给监理人。
2020版工程总承包合同范本第19.1款对索赔意向通知书的内容也提出了相应要求，即索赔意向通知书需“说明发生索赔事件的事由”。不过，对于索赔事件的说明应详细描述到何种程度并没有约定。通常来说，对于索赔事件的描述应尽可能详细，以便被索赔方了解索赔事件的基本情况，从而尽快采取应对策略。在英国曾经发生一个诉讼案件（Dodika Ltd v United Luck Group Holdings Ltd），该案的合同中要求在索赔通知中“合理详细地说明引起该索赔的事项”。索赔方虽然按时发出了索赔通知，但是仅对引起索赔的事项做了简要的说明。被索赔方提出该索赔通知无效，而法院最后也判决被索赔方胜诉。法院的理由在于：第一，在合同中对索赔通知的内容做明确约定是为了确认和保证商业交易的确定性，索赔方需要告知被索赔方，其在调查过程中发现的哪些事实是支持索赔的依据。第二，索赔通知必须包含足够详细的信息，以使被索赔方能够对其所面临的索赔做评估，并至少在大体上确定索赔所依据的事实是否足以让被索赔方承担违约责任，进而采取对应的措施。
此外，针对具有持续性影响的索赔事件，第19.1款还进一步约定，“索赔事件具有持续影响的，索赔方应每月递交延续索赔通知，说明持续影响的真实的情况和记录，列出累计的追加付款金额、延长缺陷责任期和（或）工期延长天数”。这就对持续性索赔事件的索赔通知中应包含的内容做了更加明确和详细的约定，包括索赔事件的持续影响、相应的同期记录，以及对索赔金额和工期的累计计算。
通过对2020版工程总承包合同范本中有关索赔通知的条款做多元化的分析，建议合同当事人在以下四个方面予以注意，以避免合同纠纷的发生。
首先，在合同签订过程中应留意索赔通知所涉及的相关条款，明晰责任与风险所在；在履约过程中，应严格按照合同约定发出索赔意向通知书，防止造成丧失要求工期和（或）费用赔偿的权利。
其次，对于自身索赔管理能力不强的承包人，能要求在合同中将索赔通知发出期限与索赔权相分离，承包人仅需就其延期履行索赔通知义务的行为承担对应责任，而不会直接引发索赔权利丧失。
再次，对于索赔通知的发出期限要求，可以依据双方项目管理的水平、合作伙伴关系和项目自身的情况，权衡双方的利益诉求予以平衡性约定。索赔通知期限如果过短，对于承包人过分苛刻，就容易激化承包人的对抗心理，不利于双方的友好合作，最终也可能会引起项目的失败。
最后，明确对索赔通知的形式性要求，尤其是为了尽最大可能避免对于索赔通知认定而产生的纠纷，最好借鉴FIDIC2017版合同条件中的做法，要求索赔通知必须被明确标识为一个索赔通知，明确排除会议纪要、进度报告等文件中的内容构成索赔通知。
（作者单位：刘静彦、康飞，北京建筑大学城市经济与管理学院；李尧，招商局集团有限公司）
[1]高印立,石伟.比较法视野下的建设工程合同索赔期限条款的适用——兼评《建设工程项目施工合同司法解释二》第6条第2款[J].北京仲裁,2019(03):70-87.
