《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及需要注意的几点，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。

  5. 会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；

  6. 会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给有关人员以学习、观摩的机会。

  （1） 着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。

  （2） 会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分存档。会议如需保密，应做好保密工作。

  （3） 对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。

  （4） 交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排与食宿安排登记。

  2. 会议场所的选定：会前至少十个工作日确定好会议地点，并仔细地了解场地的具体费用标准。要求外部环境整洁幽雅、治安好、内部设备齐全；

  说明：对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点做综合比较，提交会议组织部门确定后作后续工作。

  （1） 应在会前一周确定本次会议的议程，这中间还包括会议的具体时间、主要内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。

  （2） 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地点、主持人、议程、会议的需要注意的几点（包括着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。

  根据会议的长短及对参会人员情况的确认，作如下费用明细。会议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关联的费用、机动费用等。会议预算要求在会前四天完成，经会议组织部门审阅后，报公司CEO审批。

  根据会议议程确定车辆的安排。要求明确到达方式（飞机、火车、汽车）、到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。

  在所发会议通知的基础上，结合以确定的参会及预订情况，起草会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。

  （1） 应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议需要注意的几点及会址路线） 会务通知要求在会前四天前完成，三天前发给参会人员。

  在所发会务通知的基础上，按会务流程分析会务工作，要求尽量详细并将任务落实到人。

  根据会议名称制作相应的签到背景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等，并根据会议议程需要，制作相应的宣传品。

  根据会议的长短，采购相应的水果（水果应尽可能地选择应季、便于剥皮的水果，水果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等）、干果及小点心，参考明细如下：

  （4） 在抵达酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗，并在会前30分钟摆放完毕（需覆保鲜膜，临近会前取下）

  （5） 摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地点。会务人员需在会前30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。

  （6） 所有会议所需用品必须在会前2小时运送到场。会议室所需物品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30分钟摆放并调试完毕。

  （7） 会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕。

  （5） 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。

  （1） 落实参会人员及时到会，了解参会人员资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本、资料准备等）

  （1） 要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭餐的准备情况（人数）及用餐时间。

  （2） 要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上桌，最好能够降低等待时间。

  （1） 提前与酒店沟通房间及房卡的去用程序，尽量先取得房卡。在需要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好签到。手机身份证并提供对应的房卡。待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。

  （3） 会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间。做好与酒店的房卡交还。

  全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。确定尚需要住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。

  在会议最后一天的中午12:00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。

  6. 会议期间如发生紧急状况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能会引起的原因并尽快解决。

  1.着装要求：；请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；

  3.对请假的要求：；（例：原则上不得请假与迟到，如因时间无法配合需请假的人员应事先向总经理说明情况，请假批准后并告知会务组。）

  2.请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；

  5.会务中心为客房每天配送 ；客房均已设置叫醒服务，时间定为：上午XX:XX；中午：XX:XX；

  6.会务中心设在 房，酒店内线直拨 ；备有 （碗面、咖啡、茶叶、药品等），如有需要请致电会务中心领用；

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